DAsP - 정보 요구사항 조사 [정보 요구사항 수집]

정보 요구사항 수집

 

1.   정보 요구사항 수집 형태

-       사용자 정보 요구사항 수집을 위한 다양한 소스 형태

n  관련 문서 수집

n  사용자 면담을 통한 수집

n  워크숍을 통한 수집

n  현행 업무 처리 매뉴얼을 통한 수집

n  현행 정보시스템 관련 산출물을 통한 수집

 

2.   관련 문서 수집

가.  문서 수집 목적

- 구현 시스템의 범위를 좀 더 명확하게 정의하고 기업과 업종에 대해 잘 이해하기 위하여 업종, 경영 전략, 정보시스템 등에 대한 과거 실적 자료 및 향후 계획 등의 자료를 수집한다.

 

나.  문서 수집 자료

n  경영 계획에 대한 자료

예) 중장기 경영 전략, 향후 3년에 대한 경영 계획서

n  정보시스템에 대한 자료

예) 현행 발행 보고서, 전산 처리 의뢰서

n  과거 수행한 컨설팅 보고서

n  전산 처리 업무 매뉴얼

n  현업 부서 업무 자료

예) 실무 교육 자료

 

다.  문서 수집 원칙

n  문서는 기존에 보유하고 있는 문서를 변형하지 않고 수집하고, 정보시스템에 대한 자료는 별도의 정리양식을 이용하여 작성한다.

n  수집된 문서를 바탕으로 경영 및 정보시스템 현황에 대한 요약표를 작성하여 그 내용을 숙지한다.

n  수집된 문서들은 계획 수립 기간, 문서 관리자를 지정하여 운영한다.

n  유형별 문서를 향후 활용을 위하여 문서 분류 방식을 결정한 후에 일정한 장소에 보관한다.

n  수집된 문서는 통상 대외비의 성격이 강하므로 개인별로 보관하는 것을 통제하고, 문서 보안 관리에 주의한다.

 

3.   사용자 면담

가.  사용자 면담

1)     계획 및 준비

가.   면담 주제 선정

현업 부서용 면담 요지	전산 부서용 면담 요지
면담의 취지, 목적, 수행 방법, 시간 등
프로젝트의 개요 => 목표, 범위, 기간, 조직
업무의 향후 수행 방향에 대한 의견	기획 분야 현황 및 계획 => 전산 부서 조직 및 인력, 연혁, 계획, 문제점 과제 등
면담 대상자가 소속된 부서의 업무 현황 및 개선 요구 사항	시스템 분야 현황 및 계획 => 조직 및 인력, 시스템 구성, 네트워크 구성, 시스템 운영 절차, 향후 계획, 문제점 및 과제 등
현재 사용하는 정보시스템에 관한 의견	애플리케이션 분야 현황 및 계획 => 조직 및 인력, 애플리케이션 구성, 데이터베이스 구성, 진행중인 개발 업무, 개발 및 유지보수 계획, 문제점 및 과제 등
프로젝트에 관한 의견 => 요구 사항, 프로젝트 참여 방안 등

 

나.   면담 진행 팀 구성

모델	활용방안
면담자	• 면담을 진행한다. • 면담의 취지를 설명하고 면담 대상자에게 질문한다.
기록자	• 면담 대상자의 답변 내용을 기록한다 (내용을 요약하지 말고 표현 그대로를 기록해야 한다.) • 면담 대상자의 답변 내용을 충분히 이해하고 기록하기 위하여 면담 대상 업무에 대한 사전 지식이 있어야 한다. • 면담 종료 시에 기록 내용 중 주요 사항(수치, 업무 분장 및 책임소재 조직 등에 대한 내용)을 확인한다.
관찰자	• 면담이 수행 의도대로 진행되고 있는가를 관찰한다. • 면담이 주제의 범위를 벗어나는 경우, 주의를 환기시킨다. • 면담자가 놓치는 부분에 대하여 보충 질문을 한다. • 최종적으로 면담의 종료에 대해 판단한다.

 

다.   면담 대상자 선정

라.   면담 일정 수립

- 면담 시간 1.5시간(상위 관리자)에서 3시간(실무자)을 초과하지 않도록 한다.

- 하루에 3회 이상의 면담은 진행하지 않도록 한다.

마.   면담 준비

 

나.  면담 수행 시 고려사항

n  면담 시간 준수

n  비밀 보장

n  기대 수준 설정

n  면담 범위 준수

n  적절한 대상자 선정

n  응답 유도

n  면담 내용 문서화

n  잘못된 선입견 배제

 

4.   워크숍

가.  워크숍 개요 및 목적

-       어떠한 목적을 달성하기 위하여 전문 진행자의 진행 아래 프로젝트의 현업 부서 측과 전산 부서 측의 주요 구성원들이 함께 참여하는 회의이다.

-       워크숍의 주요 목적 3가지

n  경영층 또는 현업 부서장의 공통된 의견을 도출한다.

n  유사한 업무 또는 관련된 업무 등을 수행하는 부서에 대한 면담에 드는 노력을 절감한다.

n  전문가들의 판단력을 이용하여 최적의 결론을 도출한다.

 

나.  워크숍 준비

다.  워크숍의 수행

1)     워크숍 개시

2)     워크숍 수행 준비

3)     워크숍 수행

4)     워크숍 종료

 

5.   현행 업무 조사서

-       전체 부서에 대하여 동일한 기준으로 조사하는 것을 원칙으로 한다.

-       업무 표준화가 부진하여 각 지점이나 부서마다 다르게 업무를 수행하는 경우가 발생할 수 있고, 회사 전체의 업무 수행빈도와 데이터 수발량을 조사하기 위해서는 전수 조사가 필요하기 때문이다.

n  동일한 업무를 수행하는 부서 혹은 지점이 여러 개인 경우에는 표본 추출 또는 발췌 조사도 가능하다.

n  업무 조사서의 양식은 단순하고 이해하기 쉬워야 하며, 양식의 작성 방법과 작성된 표본을 첨부하여 배포하는 것이 효과적이다.

n  업무 조사서가 잘 작성된 경우에도 잘못 작성되거나 내용이 불충분한 경우가 발견되므로 업무 조사서를 1차 수거한 후에 반송하여 다시 작성하는 경우가 발생할 수 있다. 이러한 상황도 일정 계획 수립에 반영하여야 한다.

n  사용자가 처리하고 있는 업무 기능을 정리된 양식으로 기록하여 향후 작업에 도움이 되도록 한다.

 

6.   현행 프로그램/데이터 관련 문서

-       현행시스템에 대한 자료 수집은 향후 사용자 요구사항을 좀 더 세부적으로 진행하기 위한 사전단계로서 반영되어야 할 현행 시스템의 업무 요건을 빠짐없이 파악하기 위한 작업이다.

n  현행 시스템 프로세스(프로그램)의 구조는 프로세스 계층도와 유사하게 계층적 구조로 표현하며, 이러한 현행 시스템 프로세스(프로그램) 계층도는 향후에 업무 모델의 완전성을 검증하기 위한 비교 자료로 활용된다.

n  현행 시스템의 데이터에 대한 분석은 현행 시스템에서 사용되는 현행 데이터 저장소의 구조를 파악함으로써 현행의 업무 프로세스에서 사용되는 데이터 구조를 이해한다.

n  현행 데이터 저장소의 구조는 현행 시스템 데이터 목록 및 세부 내역을 분석함으로써 현행 시스템의 데이터에 대한 업무 교건 및 업무 규칙, 현행 데이터 저장소의 구조와 화면, 양식, 보고서 레이아웃 등을 이해한다.